AUTOSERVICIO COMO MODELO DE GESTIÓN PARA COLFUTURO
Colombia

2008 - 2018

Entidad que promueve, orienta y financia estudiantes colombianos que desean realizar estudios de posgrado en las mejores universidades del mundo
 

 

 

TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN COLFUTURO



El reto propuesto para la implementación ha sido el de mantener la capacidad de sorprender dentro de una estrategia clara detransformación digital


Colfuturo ha trabajado de la mano de Advantis durante más de 9 años para hacer realidad su plan estratégico. Durante este tiempo, el autoservicio se ha consolidado como un principio que ha permeado la totalidad de su arquitectura de aplicaciones, lo cual ha llevado a disminuir los costos operativos y a convertir la eficiencia en el ADN organizacional.


En la gráfica anterior se puede ver cómo durante los últimos años Colfuturo ha aumentado su eficiencia operacional, medida como el costo operativo en relación con cada dólar girado


"Advantis es una firma muy seria, tremendamente competente y conocedora del tema, rigurosa en la implementación, con experiencia en la integración de tecnologías de punta de manera pragmática. En un esfuerzo conjunto establecimos y aplicamos metodologías ágiles que nos permitieron alcanzar los objetivos propuestos de manera consistente"
Jerónimo Castro Jaramillo, Director Ejecutivo Colfuturo


La historia de un salto tecnológico


Colfuturo nació en 1992 por iniciativa de un grupo de ciudadanos líderes de sectores público y privado, como una fundación con la visión de aportar al desarrollo del país a partir de su recurso más valioso: el capital humano. Desde 1992 hasta 2006 la fundación logró apoyar a un promedio de 130 beneficiarios anuales con el fondo inicial de USD$ 13MM; de los cuales un 44% provino de donaciones públicas y un 56% de donaciones privadas.

Hacia finales de 2006, Colfuturo llegó a un acuerdo con el Gobierno Nacional y se trazó la meta de llegar a mil beneficiarios en cinco años, un reto no sólo financiero sino también operativo, que requirió esfuerzos de automatización pensados para una proyección de crecimiento en el largo plazo. Para 2007, Colfuturo seleccionó a 345 beneficiarios, logrando un récord histórico que llevó a la entidad a trabajar en conjunto con Advantis para consolidar un direccionamiento claro en la estrategia de negocio y tecnología.

Para ese momento Advantis y Colfuturo identificaron las brechas más importantes para enfrentar el crecimiento inminente de la organización:

Oportunidades en el modelo de gestión TI que eran obstáculos para lograr objetivos estratégicos
Un proyecto de automatización en curso con atrasos significativos y decisiones técnicas no sustentables
Necesidad de fortalecer las capacidades de gestión de proyectos, de tercerización de software y de gestión de infraestructura
Aplicaciones que se extendían a través de la cadena de valor con automatización media y poco soporte a la toma de decisiones
La comunicación entre aplicativos era manual, lo cual generaba una alta carga operativa y una gran tasa de errores

"La gestión de proyectos realizada por Advantis es rigurosa, detallada y controla efectivamente el alcance, los tiempos de desarrollo y los temas críticos. Al mismo tiempo, es flexible para brindar apoyo en los momentos de coyuntura y para trabajar en la definición e implementación de mejores prácticas, metodologías, técnicas y herramientas en el desarrollo de software"
Martha Vargas, Gerente de Proyectos Colfuturo

De igual manera, el equipo de Advantis y Colfuturo definieron los principios fundamentales que llevarían a la Fundación en los próximos 5 años a volverse un referente en Colombia y en América Latina:

Establecer un modelo de gobierno ágil y disciplinado con foco en direccionar las decisiones estratégicas de TI en sincronía con el negocio
Tomar control de sus proyectos alineando los objetivos con la estrategia de negocio – entender que los beneficiarios deberían ser el foco de la tecnología fue fundamental para direccionar los proyectos y los proveedores
Definir una arquitectura de aplicaciones de TI para Colfuturo enfocada en el autoservicio y la autogestión por parte de los beneficiarios y en “cero papeles” para los funcionarios
Incorporar la TI en la cultura en Colfuturo. Sus funcionarios comenzaron a pensar en soluciones cada vez más efectivas para los problemas del día a día
Generar una cultura de construir planes de trabajo certeros y cumplibles. Colfuturo ha alcanzado un alto grado de madurez en la definición de los pasos a seguir

A medida que el trabajo conjunto con Advantis avanzaba, Colfuturo incrementalmente alcanzó su meta de llegar a mil beneficiarios:


Autoservicio como modelo para habilitar el crecimiento


Permitir que el proceso fuera gestionado por los beneficiarios, dio espacio a Colfuturo para emprender otros proyectos clave que dieran foco en la razón de ser de la entidad: Tercerización de la infraestructura de TI – máquinas, firewalls, servidores de correo – y la gestión de la cartera con un proveedor externo.

Definimos implementar el sistema de soporte a la Convocatoria anual que selecciona a los nuevos beneficiarios, este proceso permitió a candidatos de toda Colombia y del exterior postularse sin necesidad de entregar documentación física en Bogotá. Adicionalmente, con la implementación del sistema de gestión documental, el flujo de papel se redujo a niveles mínimos por medio de la integración entre las plataformas. En la última convocatoria, Colfuturo recibió más de 250.000 visitas únicas en la página de la convocatoria y más de 5.600 ingresos al formulario de los cuales 2.180 cumplieron con los requisitos para participar.

Basados en los mismos principios y filosofía, en 2013 se implementó el sistema de soporte al área de Semilleros de Talentos con cubrimiento nacional, buscando asesorar a personas con excelente desempeño académico y guiándolos para convertirse en un beneficiario Colfuturo en el corto plazo. En este mismo año se recibieron 1.825 postulaciones al programa.



Principios y valores ágiles para implementación de proyectos


Los desafíos derivados de la visión de transformación digital implicaron una revisión y cambio en la forma de hacer proyectos, considerando que en un entorno cambiante y disruptivo, Colfuturo ya no podía abordar iniciativas con altos tiempos de implementación y extensos planes de trabajo por atender, por lo cual, en un trabajo conjunto y estructurado, acordamos los principios y valores para la implementación ágil de proyectos e iniciativas:

Agrupar conceptualmente un conjunto acotado de máximo 6 historias o requerimientos, a trabajar en un espacio de una a dos semanas
El equipo funcional prioriza las historias y requerimientos pendientes y selecciona lo que se debe atender en las siguientes semanas, estableciendo lo que es absolutamente crítico
El equipo operativo hace visible todo el trabajo pendiente para su priorización en un proceso de gestión bi-modal
Estas células -en su conjunto- se comprometen a cerrar las historias o requerimientos priorizadas dentro del sprint
Incluimos las definiciones de interfaz gráfica en la revisión de las historias e incidentes seleccionados – la implementación se centra en el beneficiario y en una experiencia de usuario adecuada

Transferencia digital de fondos en COLFUTURO


Dentro del proceso de transformación digital que viene trabajando COLFUTURO, en enero de 2018 entró en operación la integración entre COLFUTURO y FTT GLOBAL. Esta integración automatiza la dispersión de fondos a sus beneficiarios para que sea totalmente digital. FTT Global es una compañía inglesa, cuya misión es ofrecer servicios de pagos internacionales y de intercambio de divisas. Su oferta de valor radica en un menor costo de intermediación y mejor tasa de intercambio de divisas en las transferencias internacionales. Esta propuesta de valor es la razón por la que COLFUTURO decidió realizar la alianza con FTT GLOBAL para sus giros a los beneficiarios.


El equipo de COLFUTURO, FTT desde Londres y Advantis, utilizando principios y valores ágiles stablecidos, logró que la salida en vivo sucediera sin ningún contratiempo y alineado con las expectativas del negocio. De parte del equipo FTT estuvieron impresionados con la respuesta oportuna y estructurada de nuestro equipo durante todas las fases de la implementación. Derivado de esta integración, entre enero y abril de 2018 se realizaron 1.815 giros por un monto de USD 10.448.640.


"Estoy muy satisfecha con que esta integración y automatización implementada para el envío de giros sea una realidad, porque reduce en forma significativa el trabajo administrativo y a su vez los equipos de trabajo pueden enviar los giros sin ninguna operación manual (e.g., Llenar formularios, Exceles o Correos), llevando a COLFUTURO a una operación totalmente digital"
Cecilia Salgado de Huertas, Directora Financiera de Colfuturo